【企業向け】動画管理におすすめのツール5選！手間とリスクを削減

ビジネスシーンで使われる動画管理の方法

ビジネスシーンで使われる動画管理の方法は、主に次の3つです。

オンラインストレージとは、クラウド上にデータを保存できるサービスのことです。インターネットにつながる環境があれば、いつでもデータにアクセスできます。

オンラインでアクセスするため、物理的な故障を心配しなくてよい点が、オンラインストレージのメリットです。一方で、毎月費用の支払いが必要な点はデメリットといえるでしょう。

パソコンの内部にあるハードディスクも、動画の保存に活用できます。動画ファイルの容量が大きくなってきた場合には、外付けのハードディスクを活用する場合もあります。

ハードディスクのメリットは、買い切りで運用できる点です。長期間運用する場合、オンラインストレージよりも安価で利用できます。

ただし、ハードディスクには故障のリスクがあります。故障した場合はすべてのデータが消滅する可能性があるため、事前に対策しておかなければなりません。

多くの動画を扱うのであれば、動画管理ツールを活用するのもおすすめです。動画を管理しやすいようさまざまな機能が搭載されており、手間を減らせます。手間の削減はミスを減らすことにもつながるため、ビジネスシーンで動画を扱うのであれば、ぜひ利用を検討してみてください。

動画管理ツールを利用する5つのメリット

前章で動画管理ツールについて簡単に紹介しましたが、ここでは動画管理ツールを利用するメリットを5つ、具体的に紹介します。

素材の検索が容易

動画管理ツールには、さまざまな方法で素材を検索できる機能が搭載されているものも多くあります。そのため、扱っている動画素材が多くても、必要な素材をすぐに見つけられるのです。

検索方法はツールによって異なりますが、ファイル名はもちろん提供元や撮影場所などによる検索が可能なツールもあります。できるだけ多くの方法で検索できるツールを選ぶと、シーンに適した動画素材を見つけやすく、業務をスムーズに進められます。

素材共有の手間を削減できる

動画管理ツールを導入すると、ツールによる動画の共有が可能です。

動画管理ツールを利用しない場合、素材の共有にはメールやチャットツールなどが使われるケースが多いでしょう。メールやチャットツールでの動画共有には手間がかかることに加え、セキュリティ面でも懸念が生じます。例えば、動画ファイルを送信すべき相手を間違えたり、誤ったファイルを添付したままメッセージを送ってしまったりといったミスが考えられます。送った動画に機密情報が含まれていれば、大きな問題となってしまうでしょう。

動画管理ツールの場合、アカウントを発行すればツール内で動画を共有できるものが多いです。そのため毎回メールなどに添付する手間を削減し、ミスの発生確率を下げられます。クライアントや制作会社との素材共有が必要な場合には、できるだけ多くのアカウントを作成できるツールを選ぶのがおすすめです。

素材へのアクセス権限をコントロールできる

予期せぬ情報漏洩や、想定外の場所で動画素材が使われるミスを防ぐためには、必要な人だけが素材にアクセスできる環境を整えることが重要です。そのため、素材ごとにアクセス権限をコントロールできる動画管理ツールがおすすめです。を使うと、素材ごとにアクセス権限をコントロールできます。

オンラインストレージやハードディスクの共有フォルダを利用する場合、本来その素材を必要としない人までアクセスできてしまうこともあります。共有フォルダのアクセス権限を絞りすぎると、今度は必要な人がアクセスできず不便に感じてしまうこともあるでしょう。

動画管理ツールの中には、個別の素材ごとにアクセス権限を設定できるものもあります。適切なアクセス権限のコントロールで、トラブルを予防できます。

素材の使用期限を確認しやすい

動画の素材には、使用期限が設定されている場合もあります。人力で管理している場合、使用期限の切れた動画を利用してしまうなどの予期せぬミスが発生しやすいでしょう。また、素材を利用するごとに使用期限を確認していると、それだけで手間がかかってしまうケースもあります。

動画管理ツールを利用すれば、簡単に使用期限の確認が可能となります。です。中には、動画素材ファイルに承諾書を紐付けできるツールもあります。動画管理ツールを利用すると情報が確認しやすくなり、管理ミスを減らせるのです。

端末内のデータ容量を減らせる

動画管理ツールの中には、クラウド上にデータを保存するタイプのものも多くあります。クラウドを使うタイプのツールであれば、端末内に動画データを保存しておく必要がないため、端末内のデータ容量を減らせます。

端末内のデータ容量が圧迫されていると、動作が重くなりパソコンの使用に支障が出てしまうこともあるでしょう。特に動画ファイルはサイズが大きくなりがちです。必要な素材を次々パソコン内に保存していると、気付かないうちに業務効率が落ちてしまっていることがあるかもしれません。

多くの動画素材を扱う場合には、動画管理ツールを上手に選ぶとスムーズに業務を遂行できます。

動画管理ツールを比較する際のポイント

動画管理ツールには、多くの種類があります。どのツールが自社に合うか、複数を比較しながら選びましょう。ここからは、比較の際に注目すべきポイントを詳しく解説します。

セキュリティ対策は万全か

業務で使う動画素材には、機密事項が含まれることも少なくありません。そのため、動画管理ツール選びの際には、セキュリティ面を重視する必要があります。

外部からの不正アクセスを防ぐのはもちろん、内部からのアクセス権限も細かく設定できるものだと安心です。全体の権限設定だけでなく、素材ごとに閲覧者や編集者を制限できると、多くの人が関わるプロジェクトでも活用しやすいでしょう。

素材をダウンロードして使われてしまうのが心配な場合には、ダウンロードを制限できるツールを選ぶのがおすすめです。ただし、頻繁にダウンロードが必要な場合、面倒と感じてしまうこともあるため注意してください。

目的の達成に必要な機能はあるか

動画管理ツールを導入するには、何らかの目的があるはずです。まずは、自社がどのような目的で動画管理ツールを導入するのか明確にしておきましょう。そのうえで、どのような機能があれば目的を達成できるのか考えてください。

機能が多い方が便利と考える方もいるかもしれませんが、必ずしもそうとは限りません。不要な機能が多いと、操作が煩雑になる可能性があります。また、機能が多いツールほど利用料金も高くなりがちです。

予算や使いやすさも考慮しつつ、必要な機能が搭載された動画管理ツールを選んでください。

クラウド型かインストール型か

動画管理ツールには、クラウド型とインストール型があります。

クラウド型は、ブラウザから動画管理ツールにアクセスし、各種の操作を行います。ブラウザがあればどこからでもアクセスできることに加え、比較的安価で利用できる点がメリットといえるでしょう。ただし、インターネットに接続されていない環境では利用できません。

インストール型は、自分が使っているパソコンにツールを導入するスタイルです。本格的なシステムの場合には、会社で管理しているサーバーにツールをインストールします。インストール型の中には、インターネットに接続していなくても社内のネットワークに接続できれば利用可能なツールもあります。ただし、定期的なアップデートなどのメンテナンスが必要で、本格的なシステムの場合には費用が高額です。

まずは動画管理ツールの利用を試してみたいという場合には、クラウド型のツールを選ぶのが良いでしょう。

無料のトライアル期間があるか

動画管理ツールは、実際に使ってみなければ、使い心地や自社に合っているかどうかなどがわかりにくいものです。試しに使ってみてから導入を検討したいのであれば、無料トライアル期間を設定しているツールを選んでみてください。

無料トライアル期間があれば、自分だけでなく他のスタッフからも使い心地や利便性に対する意見を集められます。より多くのスタッフがメリットを得られるツールを選ぶためにも、無料トライアル期間を活用しましょう。

おすすめの動画管理ツール5選

上記で紹介した選び方をふまえ、ここからはおすすめの動画管理ツールを5つ紹介します。

spice box(スパイスボックス)

spice boxは、幅広いファイル形式に対応した動画管理ツールです。mp4やwmvといった動画ファイルはもちろん、jpegやpngなどの画像ファイルやpdf・csv・zipといったファイルの管理も可能です。

動画の検索や共有といった基本的な機能だけでなく、ユーザー別の権限制御や動画の利用期限設定・承諾書の紐付けなど、ビジネスシーンで動画を扱う際に便利な機能が数多く搭載されています。

特に注目すべきは、同一URLでの差し替え機能です。例えばWebサイトに掲載した動画を差し替える場合、通常は新しい動画のURLを発行し、Webサイトの書き換えを行わなければなりません。しかしspice boxでは同一URLで動画の差し替えができるため、ツール上での操作だけでWebサイトに掲載された動画を変更できます。動画の差し替えが多い環境では、特に便利なツールだといえるでしょう。

spice boxは、IT導入補助金の対象です。IT導入補助金とは、ITツール導入費用の一部を補助する、中小企業・小規模事業者向けの制度です。IT導入補助金を利用すれば、最大2年間の利用料金が半額助成されます。spice boxの利用を検討する際には、自社でIT導入補助金を利用できるかあわせて確認しておくのがおすすめです。また、IT導入補助金にはお申し込み期限があるので要確認です。

CRUNCH(クランチ)

CRUNCHは、動画制作会社やTV局、YouTubeチームなどの業務フローを分析して作られた動画管理ツールです。

業務を進めながら自然に動画が整理できるよう工夫されているほか、進行管理やチャットなどの機能も搭載されており、動画に関連する業務をツール内でまとめて管理できます。パートナーやクライアントとの共有も可能なため、スムーズに業務を進められるでしょう。

チームの状況に合わせたカスタマイズも可能なため、試行錯誤しながら自社にぴったりのツールを選びたい企業に適しています。

IMAGE WORKS(イメージワークス)

IMAGE WORKSは、サムネイル表示やドラッグ&ドロップ操作による直感的な利用が可能な動画管理ツールです。ファイルの共有や送受信といった基本的な機能に加え、バージョン管理や自動削除などの設定もできます。

ファイルの共有やダウンロードの際にはメールで通知が届くため、普段ツールを確認する頻度が低い人でも見逃すことはありません。また、不正なダウンロードも予防できます。

AI検索の機能が搭載されており、手元にある画像やIMAGE WORKS上の画像から類似画像の検索も可能です。似た素材を使って動画を作りたい時には重宝するでしょう。

CIERTO(シエルト)

CIERTOは、コンテンツ制作の中核として利用可能な動画管理ツールです。社内外を問わず、プロジェクトに関わるすべての人がブラウザからCIERTOにアクセスし、必要なデータをダウンロードできます。サムネイルで素材が表示され、目的の素材を見つけやすいレイアウトが魅力です。

オプションを利用しAzure Cognitive ServicesとAPI連携すれば、AIによるタグ付けや音声認識によるテロップの作成も可能。素材を探すのに時間がかかりがちな企業にとっては、便利な機能といえるでしょう。

Eagle(イーグル)

Eagleは、インストール型の動画管理ツールです。ブラウザの拡張機能を利用すれば、YouTubeやVimeoなどWeb上に掲載されている動画も収集できます。

Eagleでは、タグやフォルダの他に、スマートフォルダでの素材管理が可能です。スマートフォルダとは、ツールが自動的に行う分類のこと。タグやカラーなどで分類されるため、特定の条件に合った素材を見つけやすいでしょう。

インストール型のツールではありますが、Google DriveやDropboxなどのオンラインストレージと連携して利用することもできます。

まとめ

ビジネスで動画を扱う場合には、適切な管理が欠かせません。管理が適切でないと、承認されていない動画や期限切れの素材を使ってしまうなどのトラブルが起きる可能性があります。また、共有の際にメールやメッセージツールを使っている場合には、誤送信による情報漏洩にも注意しなければなりません。

動画管理ツールを利用すれば、素材の検索や共有が簡単にできます。またツールによっては素材の期限を確認しやすいような機能も搭載されています。上手に活用することで、素材を扱う際の手間やトラブルを避けられるでしょう。

この記事を参考に、動画管理ツールの利用を検討してみてください。